Als je een eigen bedrijf hebt en op factuurbasis werkt dan is een debiteurenadministratie belangrijk. Dit vooral om goed inzicht te hebben in welke klant wel en welke klant niet betaald heeft. Met een goede debiteurenadministratie kan dit. Maar hoe zet je dit op een professionele manier op? Dat ligt uiteraard ook hoe groot je bedrijf is maar uiteindelijk moet het doel gediend worden om het debiteurenrisico zo klein mogelijk te maken. Dit risico kan namelijk uiteindelijk resulteren in een forse financiële schade, namelijk als één van je klanten uiteindelijk helemaal de factuur niet meer kan voldoen. Als dit een grote klant is die een groot deel van de omzet vertegenwoordigd dan kan dit grote consequenties hebben voor de continuïteit van je bedrijf.
Waar voldoet een goede debiteurenadministratie aan?
Binnen een gemiddeld MKB bedrijf moet de debiteurenadministratie aan een aantal eisen voldoen. Allereerst is goede software belangrijk. Dus met welk software pakket gaat je de debiteurenadministratie beheren? Het is handig als je hiermee ook kan factureren. Zo ligt vast wanneer je welke factuur verstuurd hebt. Vaak houdt deze software ook goed bij wanneer de betalingstermijn is verstreken. Dit inzicht helpt om dit tijdig in beeld te hebben en maatregelen te nemen. Dit is vaak tijdig een herinneringsfactuur versturen. In de software zijn hiervoor de standaard templates aanwezig en is het dus vaak één druk op de knop. Ook dit is weer stak te volgen. Het is efficiënt als je internetbankiersysteem is aangesloten op de debiteurenadministratie. Er wordt dan automatisch bijgewerkt als de factuur voldaan is en dit is dan vervolgens inzichtelijk. Doordat dit allemaal goed vastligt is er ook eenvoudig data te genereren. Zo weet je snel wat er gemiddeld uit staat en wat de gemiddelde debiteurentermijn is. Met een goede debiteurenadministratie heb je het debiteurenbeheer binnen je onderneming goed op de rit.
Wat is verder belangrijk behalve een goede debiteurenadministratie?
Uiteindelijk is het doel van een goede debiteurenadministratie dat je debiteurenrisico kleiner is. Je zit er namelijk kort op en de kans dat er niet betaald wordt is kleiner. Maar met een goede debiteurenadministratie alleen ben je er niet. Zo wil je onder andere ook samenwerken met een goed incassobureau als je eigen herinneringen niet resulteren in een betaling. Ook kun je ervoor kiezen om je debiteuren te verzekeren met een kredietverzekering. Met deze maatregelen is het debiteurenrisico vaak voldoende afgedekt. De continuïteit van je onderneming is dan geborgd.